Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ внесены изменения в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Согласно нововведениям, с 2020 года все работодатели должны сообщать в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работников в виде нового отчета по форме СЗВ-ТД.

Сведения о трудовой деятельности по этой форме необходимо представлять не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. Новый отчет содержит информацию о приеме на работу, перемещении, увольнении и заявлении о выборе бумажной либо электронной трудовой книжки, а также о других кадровых изменениях, например, при получении работником новой квалификации.

В случае если к 1 января 2021 года не появится повод подать сведения, необходимо будет не позднее 15 февраля 2021 года сообщить в Пенсионный фонд о деятельности работника в организации, таким образом, к этому моменту у фонда должны быть сведения обо всех сотрудниках.

С 2021 года надо будет отчитываться не позднее рабочего дня после той даты, когда человека приняли на работу либо уволили. Про переводы на другую постоянную работу, подаче заявлений о бумажной либо электронной трудовой нужно будет сдавать сведения, если такие события были в течение месяца. Срок – не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным.

Формировать данные о сотрудниках работодатели могут как с помощью своих программно-технических средств, так и с использованием электронного сервиса Пенсионного фонда. Представлять сведения потребуется в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатели, у которых за прошедший месяц числилось меньше 25 сотрудников, могут передавать информацию на бумаге.

В соответствии с вступившим в законную силу 1 января 2020 года Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», введен цифровой формат трудовых книжек. Вследствие чего, не позднее 30 июня 2020 года необходимо уведомить каждого сотрудника о возможности сделать выбор: использовать оба вида книжек или только электронный формат.

В случае если сотрудник подаст заявление о выборе электронного варианта сведений, ему необходимо выдать трудовую книжку на руки. С этого момента работодатель не будет отвечать за ее ведение и хранение, не придется делать выписку из трудовой книжки по просьбе работника. При этом сотрудникам, выбравшим цифровой формат, нужно будет предоставлять сведения по форме СТД-Р о трудовой деятельности в организации на бумажном носителе или в электронном виде: в период работы, не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника; в день увольнения.

За непредставление сведений сотруднику вовремя, работодатель будет нести такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.

Если работник изъявит желание сохранить бумажный вариант или не сообщит о выборе, придется вести трудовую книжку и передавать сведения в Пенсионный фонд. Право на оба формата сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.

В связи с чем, при приеме на работу, работодателю следует проверять наличие в документе отметки об отказе от бумажной трудовой книжки. Если такая отметка есть, достаточно будет подавать сведения в Пенсионный фонд. Если отметки нет, работнику необходимо предоставить книжку, а в случае, когда работник потерял ее или не может передать по другой причине, придется завести новую.